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職場

上下打成一片 好心做壞事 職場劃界線 提升團隊運作

【明報專訊】大多數主管,無論位居高中低層,都時刻掙扎如何在不同的關係中劃界線(set boundaries),尤其在推崇消除界線(boundaryless)的現代職場裏,真不知界線應在何處模糊、何處清晰、何處因應情况而改變。

大多數為人上司的,都希望塑造親民形象,淡化階級觀念。我遇過一個相當注重傳統階層關係的老闆,每次當我向外人介紹他是「我的上司」時,他會顯得不好意思,馬上推說「不要客氣,都是同事」。我初出道時,一間架構非常flat的公司也用「去界線化」的機構文化來吸引人才,我竟然深信不疑而日漸養成沒界線的「任性」,經常會「無大無細」亂反駁不同的上司;他們又不敢發揮正式權力,只好迫於無奈地耗盡時間與我這個小學雞沒完沒了地解釋、開導、糾纏不清,卻在心坎處埋下殺機。

顛覆職場界線不是一味「破」界線,也要重塑新的關係界線、權力界線、職分界線,而在這層次「立」界線,須講求更大的判斷力和自律。

1. 親民界線:無架子 反招猜疑

我初當一把手時,理想化地希望打造不分階級的文化。每當我巡視主層,總有一名基層員工,愛像媽媽般親切地噓寒問暖,殷勤地向我匯報這、匯報那,邊走邊聊。我雖察覺當中有拍馬屁成分,但也想藉此顯示親民的作風。

有一天,她輕輕撓起我的手臂來,我第一個念頭認為這未嘗不好,讓全場幾十名員工看到我不擺架子,但隨即意識到可能陷入一個更大的風險,就是被她利用與老闆「把臂同行」的動作,發放出與老闆有特殊關係的信息。我會否容讓她日後狐假虎威?就算她不說什麼,其他人看在眼裏,會有哪些不必要的猜想?會否認為我對任何人偏心?愈想愈覺風險太大,弊多於利,於是,我馬上放下手臂,她亦接收到信息,自此不敢再嘗試拉近我們的空間感了。

當你擁有權力時,舉手投足都被同事收歸眼底、剖析。為了被人看見你是公平公正,為了做榜樣或避嫌,很多時要刻意做(或不做)一些事情。阻礙機構運作、窒礙創意及內部溝通的刻板界線應盡量降低,但心理上的關係界線卻不能完全摒棄,須審時度勢,有智慧地在適當的處境和角色劃上無形的界線,保持一點距離。

2. 權力界線:公司如家庭?小心表錯情

古今中外都有不少機構,喜用「一家人」、「大家庭」來營造和諧關懷的氛圍。另一方面,有些老闆為表達對某些得力助手的重用和欣賞,喜以家人「禮待」,例如經常邀請員工回家與自己的真家人一起用餐。

用一家人、大家庭的說法,有其危險之處,最常見是員工用字面及個人意願解讀何謂一家人的關係,而他們的解讀多數會超越老闆的原意——你必須幫助我,你不應兇巴巴地批評我,我有點任性你應包容我,教我甚至幫我完成……權力和職級的界線不斷被模糊,老闆終要運用權力管束(或開除)下屬時,變得虛偽、冷酷無情、自打嘴巴。

Netflix一齣連續劇Bad Blood第一季,意大利黑幫大佬扶持得力助手Declan,找裁縫為他度身訂做西裝,邀他到家裏與家人同桌吃飯,經常掛在口邊說他是家人。深得老闆厚愛的Declan也十分賣命,甚至為組織坐過牢。之後輪到黑幫大佬入獄,吩咐Declan照顧其家人,特別是其獨生子的安全。然而,獨生子以為自己坐正,經常自把自為、橫衝直撞,沒有人管得住,終被仇人槍傷命危。

大佬震怒下,向Declan說出心底話:「不准你怪責我兒子,他是我兒子,他可以任意妄為。是否讓你掌管我的生意就把你的頭腦衝昏?還是邀你來家裏吃飯、給你買生日禮物?我要說清楚,你是我的員工,你替我工作。我出錢請你打理生意,照顧我家和家人。你替我工作,我要你搞清楚自己的位置!」大佬多年來開口埋口強調Declan是一家人,但出事後立即用這種語氣劃清這條僱傭界線,Declan心碎難過,覺悟老闆一向只是以「一家人」來打嘴炮,並萌生背叛計劃。

作為老闆的你,假若不是真心視下屬為真家人的「級數」,我建議你在保持專業精神,在專業關係下,建立可行的關懷團隊文化,具體解說和睦相處、關愛協作、高效率和嚴謹紀律的企業價值觀。賞識得力助手,便當好好地給予適當的讚賞、晉升或花紅,比較口頭說如何視之為家人或子女更加得體和實際。這種專業界線反而降低下屬對角色的混淆,更清晰掌握他們的職責和前景。

3. 職分界線:別找下屬招呼皇親國戚

黑幫大佬竟把照顧家人的責任也壓在下屬身上,而在現實職場裏,員工有時也要服侍皇親國戚,甚至身負教化「阿斗」的重任。我從來不太擅長推掉董事加插自己子女或朋友的子女「跟我學習」的要求。

有董事為了impress其生意客戶,表面客氣但堅定地「請求」我聘請客戶的侄女當暑期實習生,繞過所有既定程序,禮崩樂壞;另一名董事連諮詢也懶做,前一晚打電話通知我,大學畢業回港的兒子會來公司實習數周,跳過所有聘請程序,又來禮崩樂壞!我出外公幹,交給一名經理管理此年輕人,幾天後經理意志消沉,說:「他上班第一天便失蹤,我不斷打電話,一直等到下午2時,他才回覆從歐洲旅行回來不久,有時差問題,現在才睡醒;第二天下午又玩失蹤,電話沒接聽,最後在公司角落找到他自行操作一部機器。」最後我和經理共同出馬,與阿斗說清楚他的學習目標,還有我們的期望和要求。但直接與他一起工作的同事,根本沒有人夠膽說真話,尤其對他工作表現及態度問題,大家只採取死忍政策,而不是教導和給予反饋。

員工沒有義務幫老闆教導「阿斗」,也沒有理由招呼老闆的後宮,尤其是態度惡劣、指手畫腳的家眷,更有董事在沒有知會董事會下,帶同子女出席董事會會議。老闆不把自己家庭與公司劃界線,任由家屬自由出入公司,令員工帶來說不出的精神負擔。

4. 董事界線:插手日常營運添亂

董事會理論上不應參與日常的營運業務,那是CEO的直接管轄範圍,就算董事會主席也不應隨意插手日常事務及人事,包括越過CEO接見員工。可以說,董事會成員對於日常運作是「離地」的,與員工應保持距離。

想參與業務營運,你要成為執行董事,或加入董事會轄下的小組委員會,或負責某些執行項目,或由主席和CEO邀請參與有限度的業務範疇,出師才有名,獲得正式權力與相關員工一起執行職務。

有一名大股東兼董事N先生曾跟我提起,其集團旗下一間子公司聘請了一名美國人做CEO,第一天上班便跟N先生說得很白,請他巡視工廠及辦公室時,不要直接給予員工任何意見,所有想法和討論都要經由CEO主導及主持。這個主席兼老闆很不是味兒,但CEO先小人後君子法,的確劃清楚雙方的權力界線,N先生自此亦能保持自律和收斂。

當年我雖聽在心裏,卻沒有這般勇氣及先見之明,也向N先生劃界線。我希望公司營造不分階級、打成一片的氛圍,遂廣邀董事會成員參與某些公司活動,與他們討論人事調動的案例,更鼓勵他們直接與任何員工聊天、打氣,讓大家直接為公司「把脈」,亦可顯示我的大方開放,沒有什麼須隱瞞的地方。

有一天,一名年輕員工憂心忡忡地問我:「我是否要搵工?」

我聽得一頭霧水,「你做得不開心?」

她吞吞吐吐說:「公司是否做不住,快要倒閉?」

公司才開張不到兩年,哪來的倒閉謠言?我想起前一天N董事來公司開會,經過她座位時好像跟她聊了片刻,便問:「是否N先生跟你說了什麼?」

她深呼吸,說:「N先生提了一句,如果公司不能自負盈虧,董事會將面對現實,考慮關閉。」

沒有上文下理,我也不明白N先生的意思,但大概意會他想「分享」其做生意之道。然而年輕職員畢業一年多,叫她怎樣解讀一個有身分的董事隨意亂拋出來的經營之道?做慣大老闆、大股東的人,不屑界線這回事,認為自己想說什麼便說什麼。

我太理想化,以為N先生能把美國人的公司規矩自動應用在我這間公司。當我把董事會與日常業務的界線模糊化後,後果便是董事會成員隨意進出公司,沒有知會我便隨時隨地找團隊開會,要求某些員工做事,帶賓客來參觀公司……這種「無掩雞籠」亂象是我一手造成,就從我移除董事會與營運團隊之間的界線那一天開始。

界線不宜太死板 免窒礙交流

另一方面,若界線定得太死、太階級主義,管理人容易manage by control,降低員工的參與感,窒礙下級向管理層說真話,給予建設性反饋;過少界線卻會造成「權力真空」,上級不願給意見,也不敢管理,在眾多聲音和意見中,沒有人出來整合意見,有序地協調紛爭和衝突,有效地動員下屬參與、團隊精神和empowerment。

有許多必要的權力界線,用以避嫌,避免瓜田李下。例如負責品質監控(QC)的主管不宜與被查貨的顧客過從甚密,不少公司便訂立規矩,不允許QC經理與供應商吃飯。曾經有合作伙伴邀約我一起浸溫泉、逛街購物度身做旗袍,我認為過於親密,想起都毛管戙,立即一一婉拒,以保持一定程度的個人距離,為的是維繫專業界線。

這些林林總總的界線難以量度,處境不同,性質也會改變,不少要求審時度勢、臨場判斷。如果心裏有疑惑,最好與老闆、人事部或智囊商討,既讓機構在有彈性的界線下保持效率及創意,又能讓管理者發揮正式權力確保團隊有效運作。

●Profile

何靜瑩(Ada Ho),初創互聯網公司Paxxioneer創辦人及行政總裁,為多間跨國企業、非牟利機構及學校高管提供領袖培訓課程。美國喬治城大學外交學院畢業,哈佛大學甘迺迪政府學院公共政策碩士。最新著作為《扮有料,只會死得更快》。

Ada.Ho@paxxioneer.com

文:何靜瑩

編輯:王翠麗

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